Eerst organiseren en dan automatiseren

Op een seminar over Virtualisatie, waarover ik eerder schreef op 18/11/2010, was dus zowaar iemand, die de verandering bekeek vanuit de organisatiekant.
Albert Roelofswaal, programmamanager voor het nieuwe werken bij SNS Reaal.
Dit was dus meer een organisatieverhaal dan een automatiseringsverhaal. Hetgeen altijd de kern is geweest van mijn eigen functioneren, als hoofd organisatie, als business consultant en als programmamanager. Het oude motto kwam bij mij op: 'Eerst organiseren en dan automatiseren'. Je zou geneigd zijn om dat te vergeten als je de seminars van ICT-leveranciers bezoekt waarop de mogelijkheden van nieuwe technologie worden uitgevent.
SNS had als visie ontwikkeld “los te maken, wat onnodig vast zit”.
En wilde daarbij alle relevante aspecten in beschouwing nemen: Het gebouw, de arbeidsverhoudingen, de technologie en het financiele domein.
Hoewel de technologie het nieuwe werken (tegenwoordig vaak aangeduid als HNW) mogelijk maakt, gaat het veel meer om de organisatie, het leidinggeven en de werkstijl van de medewerkers.
SNS heeft in dat kader ook aangepaste HR-instrumenten ontwikkeld: De thuiswerk overeenkomst, een arbo checklist, een vergoeding voor de werkplek thuis, NS business card, een regeling voor telefonie. Verder waren er mogelijkheid om de stoel en de monitor van de medewerker mee te geven naar zijn thuiswerkplek.

De vragen uit de zaal vielen mij niet mee. Ik interpreteerde ze als de vragen IT'ers, die de achtergronden van het geschetste beleid niet begrijpen. De vragen ademden een wantrouwen tegen de bedrijfshierarchie en waren gebaseerd op gezochte problemen.
Bijvoorbeeld over het feit, dat de medewerkers in flexruimtes een plek moeten zoeken, als ze naar kantoor komen. Daarop volgt de sceptische vraag: Houdt de manager wél zijn kamer?
Andere vragen: Mag je ook heel vroeg beginnen op kantoor?
Wordt laptop niet te zwaar? (De spreker zei, dat hij moe werd van die vragen, maar dat er inderdaad klachten waren. Waarop lichtere notebooks werden aangeschaft en trolleys werden verstrekt. Tevens werden lockers beschikbaar gesteld, waar medewerkers hun spullen kunnen achterlaten.)

Een ander belangrijk criterium bij deze veranderingen is voor organisaties de Financiële beschouwing. Die wordt bij technologische benaderingen ook vergeten. De seminars over virtualisatie schetsen geweldige mogelijkheden, maar in de praktijk zijn de kosten daarvan natuurlijk wel een drempel voor bedrijven. Bij SNS bijvoorbeeld was het een onderdeel van de thuiswerk-overeenkomst, dat een medewerker zijn eigen internetverbinding van thuis gebruikt. Als die er niet is of onvoldoende mogelijkheden biedt, gaat de medewerker gewoon op kantoor werken. De boodschap is dus, dat SNS niet gaat investeren om alle thuiswerkplekken state-of-the-art te gaan maken.
Maar zware toepassingen als Televergaderen zijn niet meer haalbaar als één van de deelnemers een slechte verbinding heeft.

Ik kwam weer helemaal thuis door deze presentatie over Het Nieuwe Werken bij SNS. De ijsberg zit voor het grootste deel onder water en ook bij Het Nieuwe Werken is er veel meer dan de technologie. SNS heeft de organisatorische overwegingen leidend gemaakt.

Ik heb eerder geschreven over Het Nieuwe Werken, waarbij wordt uitgegaan van een andere doelgroep. Jonge professionals, vertrouwd met technologie en bijvoorbeeld als ZZP'er er al mee vertrouwd, dat vele zaken 'losgemaakt zijn' (om maar de terminologie van SNS over te nemen).
Maar als je deze veranderingen wilt doorvoeren bij bedrijven, die een personeelsbestand hebben, dat grotendeels in de oude manier van werken is opgegroeid, dan vraagt dat om een aanpak zoals SNS heeft ontwikkeld.