Heb je wel eens álle fasen van een project meegemaakt?

Bekend zijn de methoden van projectmanagement, die systematisch en met dikke theorieboeken uitleggen hoe een project wordt opgezet, uitgevoerd en afgerond. Maar het is minstens zo leerzaam om kennis te hebben van de harde werkelijkheid van grote projecten.
Er zijn beschouwende beschrijvingen van de diverse projectfasen, die ongeveer als volgt luiden:
1. Fase één is de fase van groot optimisme. Visionairs met aansprekende ideeën beloven een bedrijf, hoe men naar een hoog niveau kan opstijgen. Veelal spelen de grote mogelijkheden van nieuwe technologie een rol. Ook een cultuurinterventie om een verambtelijkte organisatie te transformeren naar een bruisende organisatie vol ondernemerschap doet het goed bij bestuurders. Ervaren mensen, die te veel met beide benen op de grond bleven, zijn in deze fase buitenspel gezet als te ouderwets en niet veranderingsgezind, kortom een blok aan het been voor het bedrijf.
2. In fase twee is het project opgestart en blijken er toch vele onvoorziene problemen op te komen. Maar men ziet deze als overkomelijk zolang men er eensgezind de schouders onder zet. De eerste budgetoverschrijdingen worden dus geaccepteerd en extra mankracht wordt ingezet. De initiatoren van het eerste uur, de visionairs, nemen voorzichtigheidshalve alvast afstand van het project en zoeken weer nieuwe visietrajecten op. Zij “zijn immers niet van de realisatie”.
3. Maar de problemen verdwijnen niet en er komen alleen maar nieuwe bij. In fase drie is de complexiteit, de omvang en de problematiek niet meer te overzien. Het wordt duidelijk dat de aanvankelijke ambities niet gehaald zullen worden. Soms wordt genoegen genomen met een minder hoge ambitie om alsnog op een acceptabele wijze projectresultaten op te leveren. Soms is er zo weinig zicht op resultaat, dat de stekker er definitief uit wordt getrokken. Er kan nu gezocht worden naar schuldigen en de verkeerden worden gestraft, namelijk zij die in de tweede en de derde fase alles op alles hebben gezet om de zaak te redden.
4. In het gunstigste geval krijgt realiteitszin de overhand en wordt alsnog een deel van de ambitie gerealiseerd. Men concludeert, dat het veel meer tijd kost dan in het eerste optimisme was geschat. De ervaren bedrijfsmensen (als ze nog aanwezig zijn en de slag hebben overleefd) kunnen verder bouwen aan de business. Het wordt beter, omdat zij echt de business begrijpen en alleen stappen zetten die voor het bedrijf en voor de klanten zinvol zijn.

Ik moest hieraan denken, toen ik onlangs na drieëneenhalf jaar afscheid nam van de Polisadministratie bij UWV. Zolang duurt het dus en dan heb ik nog een groot deel van de fasen 1 en 4 gemist. Deze situatie was overigens extra gecompliceerd, omdat dit project uiteindelijk zwaar afhankelijk was van een samenwerking met de Belastingdienst. Ik heb daar eerder over geschreven (“sturen van ketens”). Een goede interventie is ditmaal vanuit Den Haag door de betrokken ministers gepleegd, die via een Integrale Probleem Analyse en een strakke regie de keten hebben “gered”. Toch zie je ook nu weer visionairs opdoemen, die niet gehinderd door inzicht in de keten en kennis van voorgaande fasen de ideale oplossingen aandragen, zonder overigens een spoor van verantwoorde bewijsvoering over te leggen. Maar de wonden zijn nog te vers en de topdown-regie is te strak, zodat zij momenteel onvoldoende invloed kunnen winnen.

Dit alles overdacht ik rondom mijn afscheid in stamkroeg Wissenkerke op een zonnige middag achter een glas Westmalle. Op de fotoos zie ik veel van de bedrijfsmensen, aan wie je met een gerust hart de zaak kunt overlaten.

Silicon Valley en schermutselingen tussen Google/Yahoo en Microsoft

Tijdens mijn vakantie in California daalde ik op 31 juli 2008 vanuit Yosemite National Park af naar San Francisco en dus naar Silicon Valley. In de auto luisterend naar een cd met harmonieuze klanken van de Beach Boys vraag je je af, waarom juist hier belangrijke impulsen zijn gegeven voor de IT-revolutie van de afgelopen twintig jaar.
Want Hewlett en Packard bouwden in een garage hun eerste computer, Jobs en Wozniak bouwden ook in een garage de eerste Apple, het Xeroxlab in Palo Alto ontwikkelde de eerste grafische gebruikersinterfaces.
Zou het komen, omdat California trekken van het vroegere Wilde Westen heeft behouden, een vrijgevochten omgeving? Terwijl het oosten (Boston, New York e.a.) meer het economische en politieke establishment vertegenwoordigt en daarbij minder ruimte geeft aan vrijgevochten initiatieven?

Hoe dan ook volgt na deze periode van innovatie weer het tijdperk waarin big business wordt gedaan en waarin onvermijdelijk de lawyers elkaar gaan bevechten voor de verdeling van de buit. Een fraai voorbeeld daarvan zag ik op de televisie, waar hearings werden uitgezonden over het gevecht tussen Microsoft en Yahoo. Al in Nederland volgde ik de overname poging van Microsoft, die strandde omdat Yahoo het bod van 50 miljard (!) dollar te laag vond. Daarna ontstond de deal waarin Yahoo op zijn zoekmachine het adverteerdersprogramma van Google faciliteert, waaraan ze blijkbaar heel veel overhouden. Uit de hearings begreep ik, dat Microsoft nu de combi Yahoo/Google aanklaagt wegens machtsmisbruik en een te grote greep op de advertising markt. (Geweldig deze ethische verontwaardiging van Microsoft, als je weet dat Nelie Kroes in Brussel forse boetes heeft opgelegd aan Microsoft wegens machtsmisbruik in Europa.)

Ik heb grote bewondering voor de openheid die in de amerikaanse politiek bijvoorbeeld via hearings wordt bereikt. In dit geval werden vertegenwoordigers van de genoemde bedrijven en externe experts aan de tand gevoeld door volksvertegenwoordigers. Mijn sympathie in deze discussie ligt bij Google; zij hebben visie, zien dat er nog oneindig veel mogelijkheden zijn en willen niet gaan vechten binnen de huidige beperkte kaders.
Als Yahoo in handen zou vallen van Microsoft en de corporate raider Carl Icahn, dan zal het bedrijf waarschijnlijk worden uitgebeend en de vernieuwende delen zullen afsterven. De financiele en juridische mensen zullen de lakens uitdelen. Overwegingen als innovatie en lange termijn positie kennen zij niet. Kaplan introduceerde ooit de Balanced Scorecard om deze eenzijdige Financiele benadering te ontmaskeren als potverteren. Immers de factoren die de BSC toevoegt naast het Financiele perspectief zijn Klanten, Processen en, jawel, Innovatie&Leren.

Overigens geniet ik in het algemeen van de 'political hearings' op televisie.
Dat kunnen zijn nationale hoorzittingen vanuit het Congres maar ook hearings betreffende de staat California alwaar ik nu verblijf. Ik schreef al naar het thuisfront, dat dit de openheid in debat is, die D66 sinds 1966 propageert, maar die toch in Nederland niet echt ontstaat. Wat dat betreft blijft Amerika toch hét voorbeeld van directe democratie, wat er ook allemaal aan kritiek op dat land gehoord mag worden.