Email ‘cold turkey’

Het zal ongeveer 1989 geweest zijn, dat ik deel uitmaakte van een reisgroep van AMEV Verzekeringen, die op uitnodiging van IBM in Duitsland verzekeraars bezocht om te zien, hoe deze omgingen met kantoorautomatisering. Eén van de toepassingen was e-mail. Wij zagen een toepassing, volgens mij MEMO geheten, die was ontwikkeld door en voor het Zweedse Volvo. IBM stond op het punt om hun “Office Vision” te lanceren.

AMEV besloot dus om op proef de email-toepassing van IBM te installeren en een aantal mensen van de afdeling Organisatie maakten zich sterk om de nieuwe toepassing te promoten, gebruikers enthousiast te maken en met hen toepassingen te bedenken. Het kostte best moeite om de schapen over de brug te krijgen en beetje bij beetje het gebruik op gang te brengen. De oude gewoonten, telefoneren en de frequente huispost, waren immers geheel ingesleten.
Maar in de loop van de negentiger jaren veroverde email de bedrijven en de kantoren. Email, in samenhang met Agenda en Archiveringsfuncties werden onmisbare hulpmiddelen voor managers, stafmedewerkers en uitvoerende specialisten. En internet tilde het bereik van email over de bedrijfsgrenzen heen.

Email werd zodanig dominant, dat ik mij wel eens heb afgevraagd of het voor sommigen een doel is geworden in plaats van een middel. Je kent ongetwijfeld ook mensen, die na 4 dagen afwezigheid van kantoor met enige trots melden, dat ze 450 mail in hun postbus hadden. Het feit, dat dit met trots werd gemeld, heb ik altijd als een uiting van incompetentie gezien. Want een goede manager zal niet al die 450 mails gaan lezen; hij moet immers een belangrijk deel van zijn tijd besteden aan andere essentiële menselijke contacten (klanten, medewerkers, bazen e.a.). En hij zal dus een systematiek moeten hanteren om de belangrijke boodschappen tot zich te nemen en de rest te delegeren, te bewaren of weg te gooien.

Was het dus twintig jaar geleden de vraag, hoe draagvlak voor email kon worden gevonden, tegenwoordig is het de vraag, hoe je kunt voorkomen, dat je volledig wordt overheerst door email! In dat verband vond ik het interessant, dat de Financial Times een experiment heeft gedaan om CEO’ s een week lang te laten werken zonder email. Een van de deelnemers schreef daarover een column onder de titel Email Cold Turkey. Cold Turkey is de harde manier om heroïneverslaafden af te laten kicken; dat betekent opsluiten, geen heroïne meer, ook geen vervangende middelen als methadon, maar keihard alle heftige ontwenningsverschijnselen laten gebeuren. Wel grappig om dit te vergelijken met het ontwennen van email, want dat zal voor velen ook zeer ingrijpend zijn.

Een deelnemers schrijft daarover, dat hij enerzijds heel gelukkig was met die ingreep:
“Toward the end of my week without e-mail, I was on the train to work and I actually felt sorry for all the poor e-mail slaves, although the week before I was one of them. I thought – look at those poor people chained to their machines. Unlike them, I felt relaxed and enjoyed the view.” Maar aan de andere kant realiseerde hij zich, dat hij na enige tijd buiten de businessprocessen kwam te staan. Want email is een beetje de bloedsomloop van bedrijven geworden.
Hij concludeert, dat je het nodig hebt, maar dat je andere kanalen ook de ruimte moet geven: mensen ontmoeten en met ze praten geeft informatie die de mail mist. Hij merkte ook, dat hij in de week zonder email minder effectief was als coordinator van processen, maar dat hij creatiever was en een betere peoplemanager. Voorwaar geen onbelangrijke winstpunten. (“Emotionally, e-mail makes you a bit more transaction-based rather than warm and friendly,” adds Mr Bauer. “And it can make you less sociable because you are so busy e-mailing.” )
Het is duidelijk, dat email (en internet) ons bereik geweldig hebben vergroot. Maar de goede professional zal ervoor waken, dat het een middel blijft, dat hij beheerst. En dat de mail dus niet zijn functioneren gaat bepalen.