Thursday, October 2, 2008

Het sturen van ketens (3)

Ik was in de gelegenheid om driemaal te participeren in werkconferenties van UWV en Belastingdienst. Doel was om betere sturing te krijgen op de Keten Loonaangifte.
De opbouw in de eerste conferenties heb ik beschreven in weblogpostings van 19 februari en 20 april jongstleden.

Zelf had ik er vrede mee, dat de eerste twee conferenties vooral winst boekten op het terrein van relaties en onderling begrip. Toch bleef het bij de afsluitende benefits en concerns steeds mijn concern: Hoe komen we tot concrete actie?
Na 3 werkconferenties van 2 dagen werden tenslotte concrete stappen gezet. Je moet je voorstellen, dat 40 functionarissen van twee zeer verschillende grote partijen als UWV en Belastingdienst behoorlijk aan elkaar moeten wennen.
Ik denk dan altijd terug aan het 7S model dat McKinsey veertig jaar geleden presenteerde.
De boodschap was, dat de harde S’en (Strategy, Systems, Structure) maar een deel van het verhaal zijn. Het zijn juist de zachte S’en (Style, Skills, Staff) die uiteindelijk succes bepalen.
Het is leerzaam om deze lessen in de praktijk weer op te frissen bij het op gang brengen van de samenwerking tussen twee wezenlijk verschillende organisaties.

Het idee dat o.b.v. de harde S’ en succes kan worden geboekt, is echter heel hardnekkig. Met name managers, die vanuit een financiele, technische of commerciĆ«le hoek komen, neigen over het hoofd te zien, dat er meer is. Dat alleen de mens uiteindelijk de motor is van verandering en van succes.

De facilitators van deze conferenties bouwden dit heel goed op. Na de eerste werkconferentie legden zij het besprokene vast in een concept eindrapport (“De keten de baas”.).Een hele goede actie was het om academici van de VU en TU Twente te laten vertellen over hun onderzoekservaring t.a.v. samenwerkingsvormen. En via een concrete case, de samenwerking van Northwest Airlines en KLM, werden de deelnemers rijp gemaakt voor constructieve afspraken.
Op zeker moment viel het kwartje: “We gaan een ketenjaarplan schrijven en dat wordt leidend voor het sturen van de keten in 2009”. Iedereen was het ermee eens en persoonlijk was ik er heel blij mee, omdat je daarmee de eisen en wensen van je eigen afdeling een plek kunt geven. Het staat dan eindelijk zwart op wit en het heeft als jaarplan een formele status. In de loop van 2009 kan je de voortgang van je punten volgen, onder de aandacht brengen en promoten.