Een nieuwe website voor Actuarieel Genootschap en Actuarieel Instituut

Op 18 maart 2008 was er een klankbordsessie in het kader van de ontwikkeling van de nieuwe website van Actuarieel Genootschap en Actuarieel Instituut (AG-AI). Ik nam deel als voorzitter van de vakgroep Informatica van het AI, maar daarnaast was ik gewoon nieuwsgierig, omdat ik in mijn dagelijkse werk veel te maken heb met ontwerp en realisatie van nieuwe informatiesystemen en met name de organisatorische inbedding daarvan.

Het feit dat de projectleider en de bouwers dergelijke klankbordsessies organiseren is een verstandige actie. Hoe vaak zien we niet, dat de ontwikkeling van nieuwe systemen te veel los raakt van de ‘business’ waardoor ze uiteindelijk moeizaam worden geaccepteerd en zelfs mislukken.
Bij de start van het gesprek constateerde ik, dat een website soms nog teveel gezien wordt als een etalage van het bedrijf. Samen kwamen we daarna tot de conclusie, dat deze ‘etalage’ in het huidige tijdsgewricht alleen effectief is, als de verbinding met de achterliggende bedrijfsapplicaties mogelijk is. In het geval van AG-AI zijn dat bijvoorbeeld de cursistenadministratie, de cursusadministratie en relevante documentaire systemen. Anderzijds ben ik het geheel met de projectleider eens, dat deze ambitie getemporiseerd moet worden. Hij wil in eerste instantie de bestaande functionaliteit continueren en daarnaast een zodanig platform bouwen, dat toekomstige uitbreidingen van functionaliteit mogelijk zijn.

Het moderniseren van de website past goed in het veranderingsproces, dat AG-AI hebben ingezet. Daarin wordt het vak van Actuaris geplaatst in de veranderende wereld en wordt ook bewust gewerkt aan actieve profilering van AG-AI.
Naar aanleiding van deze laatste ambitie heb ik de kanttekening gemaakt, dat het een valkuil zou zijn, als de nieuwe website teveel wordt bepaald door de ‘insiders’, degenen die nu reeds in allerlei rollen betrokken zijn bij AG-AI. Het is juist interessant om uit te zoeken, wat ‘outsiders’ van de website verwachten.
Met outsiders bedoel ik mensen, die nu nog onwetend zijn van AG-AI, maar die wij wel graag zouden willen bereiken. Dat is een breed palet van personen en instellingen uit het politieke, maatschappelijke en onderwijs-krachtenveld.
Bijvoorbeeld:
- Mensen met andere opleidingen die zouden willen weten welke mogelijkheden het vak van actuaris biedt en welke opleidingsmogelijkheden er zijn.
- Politici en maatschappelijke organisaties, die zich afvragen welke rol actuarissen spelen in actuele discussies over pensioenen en vermogensbeheer.

Voor het overige was de demo van het bestaande prototype zeer verhelderend. Het was wel opvallend, dat er bij zo’n demo snel wordt gereageerd op het voorliggende scherm en op de lay-out. Op de buitenkant dus. Persoonlijk ben ik voor de aanpak, dat primaire reacties van gebruikers op lay-out voorlopig worden geparkeerd. Laat ze eerst eens drie maanden werken met het systeem en dan evalueren, welke ervaringen zij hebben en welke wijzigingen gewenst zijn. Dan vallen vanzelf de eerste primaire reacties af en blijven alleen de zaken, die werkelijk invloed hebben op het werkproces van de gebruiker.

Achter de website zit een tool, die vele mogelijkheden biedt. Zoveel flexibiliteit, dat in ieder geval twee mensen, waaronder ikzelf, de behoefte hadden om de eerste tijd niet toe te geven aan allerlei spontaan bedachte extra’s. Want je zou wel eens kunnen eindigen met een volledig onbeheersbare chaos. Keep it simple, weet je nog.

Het was al met al een nuttige klankbord sessie met een oude les: Techniek mag niet leidend zijn, technische fraaie mogelijkheden ook niet.
Wel: Organisatorische inbedding, beheersbare produktie, nauw afstemmen met kennisniveau van doelgroep en behoeften van doelgroep