Sturing van ketens (2)

In mijn posting van 19 februari 2008 beschreef ik hoe twee grote organisaties stappen zetten om een gezamenlijke keten beter te gaan besturen. Het gaat om UWV en de Belastingdienst, die sedert januari 2006 de nieuwe systematiek van Loonaangifte en Polisadministratie uitvoeren.
Inspiratie werd aangedragen door twee universitaire onderzoekers die vanuit vele praktijksituaties in kaart hebben gebracht, welke succes- en faalfaktoren gelden voor het sturen van een keten.

In een vervolgsessie was de doelstelling om gemeenschappelijke conclusies te vertalen naar een concreet organisatieontwerp voor de Loonaangifteketen. Het was een goed initiatief om de resultaten van universitaire onderzoekers in te brengen in dit proces. Nog even een resumé van deze inbreng:

De bevindingen van De Man (Vrije Universiteit) vanuit zijn onderzoeken naar tientallen alliantievormen waren een eye-opener. Hij heeft bijvoorbeeld bedrijven ingedeeld in succesvolle en minder-succesvolle alliantievormers. En stelde vast, dat de succesvolle bedrijven investeren in ketenregisseurs, mensen, die dedicated bezig zijn met de keten. Dat lijkt evident, maar het kan zo maar gebeuren, dat de afwegingen veel meer plaatsvinden binnen de oude hierarchische kolommen (zoals Belastingdienst en UWV) dan tussen de twee kolommen, te weten in de keten. Verder is de organisatieontwikkeling een kwestie van aanpakken en doorzetten, waarbij succesvolle alliantievormers frequent evaluaties uitvoeren en daaruit consequenties trekken.

Toon van Dijk van Twente Universiteit heeft het rapport ‘Kink in de keten’ gepubliceerd, een ‘inventarisatie van de bevorderende en de belemmerende factoren bij samenwerking tussen landelijke overheidsorganisaties op het gebied van ICT’. Ik citeer de belangrijkste belemmerende factor uit de samenvatting van het rapport: ‘Bij het tot stand komen van ketensamenwerking is sprake van fundamentele spanning. Wat het beste zou zijn voor de keten hoeft niet automatisch goed te zijn voor alle deelnemende organisaties. Bestuurders zien hun verantwoordelijkheid vooral liggen bij het inrichten en in stand houden van een solide primair proces, inclusief de daarmee gepaard gaande financiering. De eigen financiering gaat voor de financiering van de samenwerking.’
Ik heb het gevoel, dat deze door Van Dijk genoemde factor nu al dominant speelt in de gemeenschappelijke keten van Belastingdienst en UWV. Zowel door sturing van buiten als door cultuurinterventies moet het patroon worden doorbroken, dat de belangen van de ‘oude’ organisaties dominant zijn boven de ketenbelangen.

De eerste bijeenkomst leidde tot conclusies op hoofdlijnen en de tweede bijeenkomst was voorzien om eerste stappen te zetten in de concrete inrichting van de ketenbesturing.
Deze bijeenkomst is twee maanden na de eerste gekomen. Een voorstel voor inrichting van de ketenbesturing wordt nu voorgelegd aan directies van beide organisaties. Deze fase is moeilijk en beide genoemde academici geven ook aan, dat de stap om een stuk controle te delegeren naar een ketenorganisatie cruciaal is. Wordt vervolgd.…