Kosten-batenanalyses voor ICT-projecten

Het Actieprogramma Maatschappelijke Sectoren & ICT organiseerde in het voorjaar workshops over dit onderwerp. Daarin werd de leidraad Kosten-batenanalyses toegelicht. Deze is door bureau Ecorys in opdracht van het ministerie van Economische Zaken ontwikkeld. Met als doel om voor ICT-projecten realistische kosten-batenanalyses te maken, zodat de besluitvorming daaromtrent kan worden verbeterd.

Na het volgen van deze workshop moet ik zeggen, dat deze echt een waardevolle handreiking biedt en dat het aangeboden materiaal van kwalitatief hoog niveau is.
Het blijft belangrijk om de basale vragen niet te vergeten:
Bereiken wij wel de doelen die wij nastreven?
Is er een alternatieve en meer geschikte manier om de dienstverlening te verbeteren?
Levert het project wel meer op voor de maatschappij dan het heeft gekost?
Interessant is ook het onderscheid dat gemaakt wordt tussen de begrippen KBA en de veel gebruikte term business case. De KBA probeert alle maatschappelijke effecten mee te rekenen, waar een business case zich beperkt tot de effecten die voor een bepaalde organisatie relevant zijn.
Deze KBA is een verbijzondering van de zogenaamde OEI-leidraad. In 2000 is in een kabinetsbesluit vastgesteld, dat voor alle projecten van nationaal belang een kosten-batenanalyse moet worden opgesteld conform de OEI-leidraad. (Het mislukken van grote projecten blijft overigens in Nederland voortdurend een bron van zorg. Op maandag 6 april j.l. las ik in het Algemeen Dagblad een artikel over het ‘debacle met de Noord-Zuidlijn’ van de Amsterdamse metro. Daarin beweert Professor Hennes de Ridder van TU Delft stellig, dat wij in Nederland niet kunnen omgaan met ingewikkelde bouwprocessen. En voorts rapporteerde in 2008 de Algemene Rekenkamer over het mislukken van grote ICT-projecten van de overheid.)

De opzet van deze leidraad is methodisch. Het is duidelijk dat hier serieuze economen achter zitten. Persoonlijk heb ik bij diverse gelegenheden bijdragen geleverd aan kosten baten analyses, maar ik heb nooit zo’n methodische benadering gezien als in deze leidraad.
Hoewel de leidraad heel methodisch is opgezet, wordt ook nuance ingebracht. Want niet altijd is het verantwoord om heel precies en heel diepgaand de kosten-batenanalyse door te voeren. De leidraad bevat een checklist om te bepalen hoe ver je moet gaan met de diepgang van je kosten-batenanalyse. Maar ook bij een ‘light’-uitvoering van de KBA doorloop je wel alle relevante stappen.
Al met al worden van overheidswege goede pogingen ondernomen om te leren bij het voorbereiden en uitvoeren van projecten. Eerder schreef ik al eens over het toepassen van de Gateway-methodiek, zoals aanbevolen door de Rekenkamer na hun onderzoek naar het mislukken van grote ICT-projecten van de overheid. En nu dan deze handreiking kosten-baten analyse om het rekenwerk vooraf professioneel en objectief uit te voeren. Het is nu zaak om ook te ‘handhaven’ (om maar een overheidsterm te gebruiken), dat die professionele aanpakken ook daadwerkelijk serieus worden toegepast. Want het probleem is altijd weer dat Opportunisme, Naïviteit en Machtsspellen de keuzes lijken te bepalen.

Voor liefhebbers is de complete leidraad van 80 pagina’s als PDF-document te downloaden via de link naar ICTU.