Uitfaseren van oude systemen na een fusie: een mijlpaal bereikt bij UWV.

In mijn posting over Post Merger Integration (posted 28 mei 2007) schreef ik hoe UWV voor de registratie van werkgevergegevens heeft gekozen voor nieuwbouw. Hoewel deze nieuwbouw snel na de fusie in 2002 begon, zijn tot op heden de systemen van 5 fusiepartners in werking gebleven. Deze 5 zogenaamde basisregistraties bleven operationeel om continuiteit van taken te garanderen. De taken betreffen vooral het afhandelen van premieheffing bij werkgevers voor WW, WAO en andere regelingen.
Het zolang in de lucht houden van deze systemen is duur. Het kostenprobleem wordt verergerd, doordat de betreffende systemen in exploitatie zijn bij verschillende externe leveranciers. Dat is historisch (van voor de fusies) bepaald en het betekent verschillende contracten, verschillende computercentra, verschillende platformen. UWV-bestuurders hebben dan ook voortdurend aangedrongen op uitfasering van deze erfenis. Dat bleek echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. Want er moet absoluut zeker zijn gesteld, dat de gegevens van een uit te faseren systeem op een centrale plek beschikbaar zijn en compleet zijn en dat het onderhoud ervan is gewaarborgd. Daarnaast blijkt er bij analyse een groot scala (tientallen) van afnemende systemen verbonden te zijn met zo’n basisregistratie. Voor elk daarvan moet de continuiteit van de dienstverlening worden geborgd en moeten de verbindingen worden omgelegd van de oude basisregistratie naar de nieuwe centrale registratie.
Uit deze beschrijving van de uitfaseringsactiviteit blijkt, dat het vooral een regieproject is. Met diverse belanghebbenden moeten de afspraken worden gemaakt en moet de realisatie worden afgestemd.

Projectmanager Eric van Rhenen kon op 31 mei 2007 alle medewerkers aan het project naar Amsterdam uitnodigen voor een etentje in de Watertoren. Zelf mocht ik namens de opdrachtgever Polisadministratie een bedankwoord spreken en benadrukken, dat ze echt een belangrijke mijlpaal hadden neergezet. De eerste van 5 oude basisregistraties was ‘gekilled’.
Eric van Rhenen heeft nu de stekker getrokken uit de basisregistratie van Cadans, waarbij alle werkgevers uit de zorgsector en de detailhandel zijn geadministreerd. In zijn project hebben een 60-tal medewerkers op diverse lokaties het afgelopen jaar de noodzakelijke activiteiten voltooid. Het spreekwoord luidt ‘Als het eerste schaap over de dam is….’ Dus de volgende uitfaseringen zullen volgen. Er zijn lessen geleerd en routines ontwikkeld om ook deze succesvol te plannen en uit te voeren.

Ik zie als les, dat een uitfaseringstraject op papier simpel mag lijken, maar dat zoals altijd ‘de devil is in the detail’. En dat ICT’ers en consultants neigen te onderschatten, dat de continuiteit van de business een factor is waarvoor alles wijkt. Dus ook geplande activiteiten van ICT zullen vertragen, als de business niet de garantie heeft van deze continuiteit.